5S Sistemi

5S SİSTEMİ

 İster küçük, ister orta ölçekli, isterseniz de büyük bir işletmeye sahip olun;  elde ki imkânlarla en yüksek kazanç getirisini elde etmek istiyorsanız, işletmenizin genelinde bir düzen ve tertibin olması mutlaka şarttır. Endüstriyel alanda çalışma gösteren işyerlerinde kullanılan 5S tabanlı yöntemler; bu düzen ve tertibin sağlanmasında işletmelere ışık tutmaktadır.

İş dünyası içerisinde disiplin, düzen ve tertip gibi yüksek kazanç düzenlerinden bahsederken, 5S sisteminden yararlanmak kaçınılmazdır. 5S Sistemi, gayesi yüksek kazanç sağlamak isteyen işletmelerin çalışma ortamının düzenini sağlayabilmek ve israflardan kaçınma gibi önemli konularda yardımcı olabilmek adına uygulanan oldukça faydalı bir yöntemdir.

 5S Uygulama Adımları

İş dünyasının içerisinde bulunan yeniden yapılandırma çalışmaları ve sadeleştirme projelerinin temelinde bahsettiğimiz 5S Sistemi yer almaktadır. Farklı bir deyişle 5S tekniği, kaliteli ve düzenli bir çalışma ortamı oluşturabilmek ve bu ortamdaki sağlanan düzen ve tertibin sürekliliğini sağlamak için kullanılan yöntemler bütünüdür.

5S Sistemi, Japoncadan alınmış yöntemler bütünüdür. Orijinali Japonca 5 adımdan oluşmaktadır. Bu 5 ana adım;

1-) Sınıflandır (Seiri)

2-) Sırala-Düzenle (Seiton)

3-) Sil-Temizle (Seiso)

4-) Standartlaştır (Seiketsu)

5-) Sahiplen-Sistemi Koru (Shitsuke)

5S yöntemleri kullanımına örnek vermek gerekirse, işletmelerin stok yapan bölümlerinde, bu teknik yardımı ile hem düzen sağlanır, hem zamandan kazanç elde edilir, hem de oluşabilecek ekstra harcamalar ve israflar önlenir. Böylece genel anlamda kazanç oranları arttırılmış olur. 5S tekniği ile aslında elde edilen tüm bu pozitif geri dönümler, aslında çokça bilinen kargaşalık durumlarının çözülmesi ile elde edilir. Temel olarak bu kazanımı düzensizliğin içinde var olan nedenin bilinememesi ve bilinse de nedenin yok edilememesi gibi sorunların yaşanması gibi durumların ortadan kaldırılmasıyla mümkün olabilmektedir.

İşletmelerin temelinde yatan sorunların başında, kullanılan binlerce çeşit araç gerecin ve stok adedinin tam olarak bilinmemesinden kaynaklanmaktadır. Eksilen her ürün kullanımından sonra yeniden toplu sayımın mümkün olmadığı düşünüldüğünde, işletmelerin ilgili departmanı kendini riske atmayarak aslında elinde var olan araç gerecin tekrardan siparişini verir. Çünkü böyle bir işin sonucuna katlanmak istemediği için, gerekli departmanlar aksaklık yaşatmamak adına böyle bir girişim yapar. Verilen siparişlerle gelen araç gereçlerden ihtiyaç olan kadarı kullanıldıktan sonra, belirli bir stok takibi ve düzeni olmaması nedeniyle, aynı işlemler bir döngü şeklinde sürekli olarak devam eder.  Bu döngü işlemleri neticesinde sonuç olarak, belki de ilerleyen dönemde yaşanacak bir sipariş değişiminin ardından, elde kalabilecek olan araç ve gereçler çöpe atılmak zorunda kalınabilir. Bu döngü sonucu da, işletmeyi aslında çok basit bir şekilde takip edilebilecek yöntemler kullanılmadığı için israftan dolayı zarar ettirebilir.

5S tekniği uygulaması, bir kişinin sanki aynı kendi odasını toparlar gibi işletmelerin dağınık işlemlerini de kolayca uygulanabilir hale getiriyor. Bu yöntemin uygulanmasına örnek vermemiz gerekirse, siz kendi odanızdaki gömlekleri askılara asıp dolaba nasıl yerleştiriyorsanız, 5S tekniği ile de deponuzda bulunan aynı ürünleri tek bir rafta düzenli ve tertipli bir şekilde istifleyebilirsiniz. Şöyle düşünün, nasıl ki siz pantolonlarınız ile şortlarınızı üst üste değil de farklı farklı yerlerde ve ayrı ayrı istifliyorsanız, ofisinizde bulunan A4 kâğıtları ile A3 kâğıtlarını da farklı kaplar içerisinde ve farklı raflarda muhafaza edebilirsiniz. Böylelikle uygulayacağınız 5S tekniği ile düzen ve tertibe kavuşmuş olacaksınız. İlk başlarda uygulayacağınız 5S tekniği ile yapacağınız sınıflandırma, bu adımı takip eden düzen ve tertip işlemleri ve ardından uygulanacak olan temizlik işlemi, aslında 5S tekniğinin en kolay ve uygulanabilir adımlarındandır. Bu tekniğin uygulanmasında ki zor kısım ise, biraz çalışanlardan kaynaklı zihniyet ve yeni sisteme olan muhtemel direnç nedeni ile, aşılamak istenilen standartlaştırma ve sistemi koruma adına olan adımlardır.

5S Sistemi Uygulamasında Karşılaşılan Güçlükler

5S tekniği uygulamasında başarıya ulaşılamamasının nedeninin aslında şöyle açıklayabiliriz; birçok firma tarafından yapılan, son 2 adımı sürekli hale getirememek gibi bir hataya düşülmektedir. Böylece 5S tekniği uygulaması yarıda kalmaktadır. İlk başta yapılan temizlik ve düzen işlemleri, işletme çalışanları ve yöneticilerine büyük bir hevesle nüfus etse bile, bunu takip eden günler içerisinde ya da devamında ki haftalarda, motivasyon eksilmesi ve hevesin geçmesi sonrası, bazı karışıklıklar boy göstermektedir. Bu olay tamamen 5S tekniği uygulamasında ki yanlış adımlardan kaynaklanmaktadır. Yarıda kalan bir uygulamanın verimsizliğidir.

5S uygulamaları kolay gibi görünse de; eğer disiplinli bir çalışma yapılmazsa, başarılı olunamaz. Bu başarısızlığı ortadan kaldırmanın en etkin yolu ekibimizin bu işin faydasına inanmasıdır. Bu da bilinçlendirme eğitimleri ile kazandırılabilir.

Rekabet ortamında oldukça çekişmeli sıkı bir pazarın içerisinde yer alan şirketlerin, kar elde edebilmeleri açısından oldukça önemli iki kritik anlayış olan zaman ve para kavramları, çoğu zamanlar düzen ve tertibin sağlanması ile doğrudan alakalıdır. Elinde bulundurduğu ya da lazım olduğunda kullandığı materyali bilen bir firma departmanı, bu materyale ulaşma ve tam zamanında bu materyali işleme alma hususunda sıkıntı yaşamayacağı için, rakiplerinin açık ara önünde yarışa başlayacaktır. Aynı zaman içerisinde, yine bu disiplin, tertip ve düzen ile tekrar tekrar elinde ki materyalden sipariş geçmeyecek, böylece kar oranı artacak, siparişin temini için fazladan zaman kaybı yaşatmayacak, fazladan ödeme yapma gibi bir israfın içerisinde olmayacak ve firmanın genel olarak dinamizmini de farkında olmadan ya da olarak arttıracaktır. Tüm bunların yanında, ortamın temiz olması çalışanların huzur seviyesine de olumlu katkı sağlayacaktır. İş yerini severek gelen bir çalışanın verimsiz olması imkansızdır.

5S Sistem Uygulamalarının Faydaları

5S tekniği uygulamasının işletmeye kazandırdıklarını maddeler halinde incelemek istersek;

• Yapılacak olan israflar göz önünde görünür bir hale geleceğinden dolayı yok edilmesi de o derece kolaylaşacaktır.
• Her türlü gerekli araç gereç, ham madde, yarı mamul, gerekli aksesuar ve ekipmanlar üzerinde, departmanların kontrolü artacak ve kolaylaşacaktır.
• Beyaz ya da mavi yakalı gibi işletmede rütbe ayrımı olmaksızın, işletmede bulunan herkesin çalışmaya katılması nedeniyle, kişilerin moral ve motivasyonu her zaman yüksek bir halde olacaktır.
• Gereksiz yere verilen siparişler geçilmeyecek ve böylece ekstra ödemelerle yapılacak israflardan kaçınılacaktır.
• Temizlik, düzen ve tertip gibi davranışların ortama kazandırılmasıyla toz vb. zararlı maddeler ortadan kaldırılacak ve çalışanlar daha sağlıklı bir ortamda bulunmuş olacaklardır.
• Etiketleme, barkod uygulaması gibi işletmeye dinamizm kazandıracak yöntemlere zemin hazırlanmış olacağı için, kurumsallaşma ve firmanın büyümesi için gerekli olan adımlar emin bir şekilde atılmış olacaktır.
• Üretim alanında ki ayarlamalar ile süreler kısalacak. Verimlilik artış gösterecektir.
• Ürünlerin kalite değeri artacaktır.
• Çalışma ortamında tertip sağlandığı için iş güvenliğine katkı sağlanacaktır.

 5S Sistem Uygulamalarını Yaygınlaştırmak

5S sistem uygulamasını yaygınlaştırmak için öncelikle bu alandaki çalışanlara, bu tekniğin faydaları anlatılmalı. Bu tekniğin başarıları kanıtlanarak bu kültür işçi ve yöneticilere benimsetilmelidir. Bu türden bir gelişmeyi uygulayan işyeri ve çevreyi genişletmek ve geliştirmek adına aşağıdaki adımlar kullanılabilir.

• İş yerlerindeki üst yönetici sınıflarına gerekli eğitimleri vermek.
• 5S tekniği uygulama seminerleri düzenlemek.
• 5S tekniği ile ilgili afişler, sloganlar ve rozetler hazırlamak.
• 5S uygulayan fabrika ve iş yerlerine geziler düzenlemek.
• 5S tekniğini başarılı uygulayan kişileri ve yöneticileri ödüllendirmek.
• Çalışanlarımızı 5S konusunda bilinçlendirmek ve teşvik etmek.